Vérification de l’identité – entités

Exigences de vérification de l’identité des entités (signataires autorisés, bénéficiaires effectifs, administrateurs)

Lors de la création d’un nouveau compte pour le Client, vous devez vérifier son identité. Vous devez également vérifier l’identité du Client lors de tout changement de propriétaire pour un compte ou un contrat.

Vous devez créer un document d’information pour consigner les renseignements et vérifier l’identité du Client pour tous les produits suivants :

  • Produits d’assurance-vie universelle et d’assurance-vie permanente
  • Rentes non enregistrées (rentes à provision cumulative, rentes à constitution immédiate, etc.)
  • Contrats individuels de rente à capital variable non enregistrés (fonds distincts)
  • Comptes de fonds communs de placement non enregistrés
  • Certificats de placement garanti non enregistrés (CPG)

Chaque conseiller titulaire de permis et tenu de vérifier personnellement l’identité des Clients.

Les conseillers ne peuvent pas vérifier leur propre identité. Lorsqu’ils ouvrent un compte ou souscrivent un contrat pour eux-mêmes, un autre conseiller titulaire d’un permis doit vérifier leur identité. Les renseignements requis pour créer le document d’information sont recueillis sur les demandes/propositions ou les formulaires.

Cela s’applique aux sociétés par actions/compagnies, aux fiducies, aux successions, aux sociétés de personnes ou aux autres entités sans personnalité morale, y compris les entités non constituées en personne morale à but non lucratif.

Pour plus de renseignements et pour des exemples, reportez-vous au document Instructions pour remplir le formulaire Vérification de l’identité et détermination de tiers – Entités.

Dans le cadre de vos obligations de tenue de documents, vous devez :

  • conserver un document d’information sur l’entité et chaque personne autorisée à donner des directives sur le compte
    • ex., un maximum de trois signataires autorisés d’une personne morale/d’un organisme sans but lucratif/d’une autre entité sans personnalité morale, et fiduciaire ou liquidateur (d’une succession ou fiducie)
  • vérifier l’identité de l’entité
  • vérifier l’identité de chaque personne autorisée à donner des instructions relativement au compte
    • ex., un maximum de trois signataires autorisés d’une personne morale/d’un organisme sans but lucratif/d’une autre entité sans personnalité morale, et fiduciaire ou liquidateur (d’une succession ou fiducie)

Le document d’information sur l’entité doit contenir les renseignements suivants :

  • Le nom, l’adresse et la nature de son activité principale.
  • Pour les produits d’assurance-vie universelle et d’assurance-vie permanente seulement :
    • Pour les sociétés uniquement :
      • Remplir le formulaire 5091-F relatif à la Résolution de société (si le demandeur/propriétaire est une personne morale). Nous sommes tenus de conserver une copie de l’extrait des registres officiels où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale et d’effectuer des opérations.
    • Pour les produits de placement et de gestion de patrimoine non enregistrés seulement :
      • Pour tous les types d’entités (y compris personne morale/organisme sans but lucratif/autre entité sans personnalité morale, et fiduciaires ou liquidateurs)
        • Vous devez conserver une copie de l’extrait des registres officiels où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale et d’effectuer des opérations.
        • Vous devez conserver une carte de signature pour toutes les personnes autorisées à signer au nom du compte.
        • Pour respecter les critères des deux puces précédentes, tous les utilisateurs autorisés du compte doivent signer le formulaire 4830-F et, pour les personnes morales/sociétés de personnes/autres entités, remplir le Formulaire Attestation de fonction (4207-F). Ils doivent aussi obtenir une copie :
          • des statuts constitutifs; ou
          • des règlements administratifs qui indiquent les personnes autorisées à signer au nom de l’entité pour le compte.
        • Pour une fiducie ou une succession : fournir une copie de l’acte de fiducie ou d’autres documents d’établissement de la fiducie, ou une copie du testament pour la succession.

Le document d’information sur les personnes (maximum 3) autorisées à donner des directives sur le compte (signataires autorisés d’une personne morale/d’un organisme sans but lucratif/d’une autre entité sans personnalité morale, et fiduciaire ou liquidateur (d’une succession ou fiducie) doit contenir les renseignements suivants :

  • Le nom, l’adresse et la date de naissance des personnes, des renseignements détaillés sur leur profession actuelle/avant la retraite ou, dans le cas d’un propriétaire unique, la nature de son activité principale.

Pour vérifier l’identité d’une personne autorisée de l’entité (signataires autorisés d’une personne morale/d’un organisme sans but lucratif/d’une autre entité sans personnalité morale, et fiduciaire ou liquidateur), vous pouvez utiliser une des deux méthodes suivantes :

  1. Pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement
  2. Méthode du processus double

Pour en savoir plus sur ces deux méthodes, reportez-vous à la section « Comment vérifier l’identité d’une personne?».

Pour vérifier l’identité d’une personne morale, vous devez d’abord confirmer son existence. Puis, vous devez vérifier et consigner le nom de ses administrateurs et la nature de leur profession.

Vous pouvez utiliser les documents suivant*

  • un certificat de constitution;
  • un document qu’elle est tenue de déposer annuellement aux termes de la loi provinciale régissant les valeurs mobilières; ou
  • la version la plus récente d’un document qui fait foi de l’existence de la personne morale et qui contient son nom et son adresse ainsi que le nom ses administrateurs, comme un certificat du statut officiel de la société, le rapport annuel publié de la personne morale signé par un cabinet de vérificateurs indépendant, ou une lettre ou un avis de cotisation de la personne morale transmis par le gouvernement fédéral, un gouvernement provincial ou territorial, ou une administration municipale.

Le document auquel vous vous reportez doit être authentique, valide et à jour.

Vous pouvez obtenir la dénomination sociale et l’adresse d’une personne morale, ainsi que le nom de ses administrateurs en cherchant dans une base de données accessible au public*.

* Important : La Sun Life effectuera, en votre nom, une recherche sur la personne morale pour confirmer son existence ainsi que le nom de ses administrateurs. Le nom, l’adresse et le numéro d’enregistrement de la personne morale ainsi que le nom de ses administrateurs que vous avez fournis dans le formulaire 4831 doivent correspondre aux résultats de la recherche effectuée par la Sun Life afin de valider l’exactitude de ces renseignements. La personne morale doit être active afin de pouvoir ouvrir un compte ou souscrire un contrat d’assurance.

S’il y a des divergences entre l’information que vous avez recueillie et consignée dans le formulaire 4831 et nos résultats de recherche, vous devrez obtenir les registres officiels de l’entité auprès du Client pour résoudre ces divergences.

Pour vérifier l’identité d’une entité autre qu’une personne morale (p. ex., société de personnes, fiducie, succession ou autre entité sans personnalité morale), vous pouvez obtenir une copie :

  • de la convention de société de personnes;
  • des statuts d’association;
  • de l’acte de fiducie ou d’un autre instrument de fiducie;
  • du testament; ou
  • de la version la plus récente de tout autre document ou source qui confirme son existence et contient son nom et son adresse (p. ex., la base de données de l’Agence du revenu du Canada).

Exceptions aux exigences en matière de vérification de l’identité :

Lors de l’ouverture d’un compte, vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’une personne ou d’une entité si le compte est destiné à :

  • un organisme public;
  • une personne morale ou une fiducie dont l’actif est très important; ou
  • une filiale d’une de ces entités dont les états financiers sont consolidés avec ceux de l’organisme public ou de la personne morale/fiducie dont l’actif est très important.

Définitions du CANAFE

Selon le CANAFE, un organisme public s’entend :

  • d’un ministère ou d’un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d’une province;
  • d’une administration métropolitaine, d’une ville, d’un village, d’un canton, d’un district, d’un comté ou d’une municipalité rurale constitué en personne morale ou d’un autre organisme municipal au Canada ainsi constitué, ou d’un mandataire de ceux-ci au Canada;
  • d’une institution qui exploite un hôpital public et qui est désignée comme administration hospitalière par le ministre du Revenu national aux termes de la Loi sur la taxe d’accise, ou de tout mandataire de celle-ci.

Selon le CANAFE, une personne morale ou fiducie dont l’actif est très important est définie comme suit :

Personne morale ou fiducie qui, d’après son dernier bilan vérifié, possède un actif net d’au moins 75 millions de dollars canadiens. Les actions de la personne morale doivent être cotées sur une bourse de valeurs au Canada ou sur une bourse de valeurs étrangère désignée au paragraphe 262(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu. La personne morale ou fiducie doit également exercer ses activités dans un pays membre du Groupe d’action financière (GAFI).

Remplir le formulaire 4831-F : Vérification de l’identité et détermination de tiers – Entités.

Sections du formulaire 4831-F à remplir Documents requis et exemples de documents admissibles émanant de l’entité à l’appui du formulaire 4831-F soumis

Section 1.1 – Pour les signataires autorisés. Nous exigeons la vérification de l’identité en personne de tous les signataires autorisés (maximum de 3), qui auront des pouvoirs sur ce contrat (c.-à-d. la capacité de modifier le contrat, de faire un changement d’adresse, d’effectuer des retraits, etc.).
Section 1.2 a) – Nom de la société par actions/compagnie et renseignements sur l’enregistrement. Pour les organismes sans but lucratif constitués en société, les renseignements supplémentaires concernant la sollicitation des contributions du public et l’enregistrement auprès de l’ARC à titre d’organisme de charité doivent aussi être fournis.
Section 1.2 b) – Pour le conseil d’administration, fournir le nom et le titre détaillé de chaque membre (p. ex. vice-président des opérations, directeur du service à la clientèle ou gérant d’un magasin d’appareils électroménagers)
Section 1.2 c) – Le nom de tous les particuliers qui détiennent des parts de l’entité doit être fourni. Note : Pour tous les particuliers qui détiennent ou contrôlent directement ou indirectement 25 % ou plus de l’entité qui présente la proposition/demande, nous exigeons aussi l’adresse résidentielle et la profession ou l’activité principale détaillée.
Section 2 – Il faut confirmer si l’entité qui présente la proposition/demande appartient en totalité ou en partie à une autre entité. Si oui, la section 2 doit être remplie pour chacune des entités en cause.
Remplir les autres sections :

  • Section 3 – Détermination de tiers
  • Section 4.1 – Source du paiement
  • Section 4.2 – Quel est le but du produit demandé et à quoi servira-t-il?
  • Section 5 – doit être remplie par les signataires autorisés
  • Section 6 – doit être remplie par le conseiller

Les types de documents pouvant comporter les renseignements requis pour confirmer l’existence, la propriété et le contrôle de la société par actions/compagnie ou de l’entité comprennent, sans toutefois s’y limiter, ceux qui suivent :

  • Acte de constitution en société/lettres patentes
  • Registre des actionnaires
  • Registre des procès-verbaux
  • Rendements annuels
  • Certificat du statut officiel de la société
  • Résolutions de l’entreprise/du conseil d’administration
  • Documents de fusion

Note : Si les Clients n’ont pas ces documents en main, ils pourraient être en mesure d’en demander une copie à leur avocat ou leur comptable. Une lettre de la part de l’avocat du Client indiquant que ces documents existent ne sera pas acceptée.
Pour les produits d’assurance permanente et d’assurance-vie universelle seulement : vous trouverez des renseignements sur les documents justificatifs qui pourraient être requis à la section Produits d’assurance permanente et d’assurance-vie universelle seulement : scénarios où des documents justificatifs sont requis.
Veuillez soumettre le formulaire Résolution de société (5091)  rempli. Les renseignements doivent correspondre à ceux du formulaire 4831-F. Ainsi, nous pourrons mieux respecter les exigences de conservation des documents en ce qui concerne les personnes autorisées à lier la société quant aux opérations/activités effectuées sur le compte.
Pour les produits de gestion de patrimoine et les fonds communs de placement :

Veuillez soumettre le formulaire E4207 - Certificate of incumbency . Les renseignements doivent correspondre à ceux du formulaire 4831-F. (Note : Le secrétaire général devrait avoir les documents pertinents ayant trait à la société par actions/compagnie.)

Sections du formulaire 4831-F à remplir Documents requis et exemples de documents admissibles émanant de l’entité à l’appui du formulaire 4831-F soumis

Section 1.1 – Nous exigeons la vérification de l’identité en personne de tous les signataires autorisés (maximum de 3), qui auront des pouvoirs sur ce contrat (c.-à-d. la capacité de modifier le contrat, de faire un changement d’adresse, d’effectuer des retraits, etc.).

Section 1.3 a) – Nom complet de la société de personnes, description détaillée de ses activités et renseignements relatifs à sa constitution
Section 1.3 b) – Le nom de tous les particuliers qui détiennent des parts de l’entité doit être fourni. Pour tous les particuliers qui détiennent ou contrôlent directement ou indirectement 25 % ou plus de l’entité qui présente la proposition/demande, nous exigeons aussi l’adresse résidentielle et la profession ou l’activité principale détaillée.

Section 2 – Il faut confirmer si la société de personnes qui présente la proposition/demande appartient en totalité ou en partie à une autre entité. Si oui, la section 2 doit être remplie pour chacune des entités en cause.
Remplir les autres sections :
  • Section 3 – Détermination de tiers
  • Section 4.1 – Source du paiement
  • Section 4.2 – Quel est le but du produit demandé et à quoi servira-t-il?
  • Section 5 – doit être remplie par les signataires autorisés
  • Section 6 – doit être remplie par le conseiller

Les types de documents pouvant comporter les renseignements requis pour confirmer l’existence, la propriété et le contrôle de la société de personnes comprennent, sans toutefois s’y limiter, ceux qui suivent :

  • Contrat de société ou sociétés en commandite : Acte de constitution en société pour le commandité
  • Statuts de constitution

Note : Si les Clients n’ont pas ces documents en main, ils pourraient être en mesure d’en demander une copie à leur avocat ou leur comptable. Une lettre de la part de l’avocat du Client indiquant que ces documents existent ne sera pas acceptée.
Pour les produits d’assurance permanente et d’assurance-vie universelle seulement : vous trouverez des renseignements sur les documents justificatifs qui pourraient être requis à la section Produits d’assurance permanente et d’assurance-vie universelle seulement : scénarios où des documents justificatifs sont requis.
Pour les produits de gestion de patrimoine et les fonds communs de placement :

Veuillez soumettre le formulaire E4207 - Certificate of incumbency . Les renseignements doivent correspondre à ceux du formulaire 4831-F. (Note : Le secrétaire général devrait avoir les documents pertinents ayant trait à la société par actions/compagnie.)

Sections du formulaire 4831-F à remplir Documents requis et exemples de documents admissibles émanant de l’entité à l’appui du formulaire 4831-F soumis

Section 1.1 – Nous exigeons la vérification de l’identité de un à trois signataires autorisés qui auront des pouvoirs sur ce contrat (c.-à-d. la capacité de modifier le contrat, de faire un changement d’adresse, d’effectuer des retraits, etc.).
Section 1.4 a) – Remplir cette section et indiquer : le nom de la fiducie ou succession, la date de son établissement, le type de document et la province et le pays où elle a été établie.
Section 1.4 b) – Doit être remplie pour les bénéficiaires de la fiducie/succession.
Section 1.4 c) – Doit être remplie pour le constituant de la fiducie (payeur) (seulement s’il s’agit d’une fiducie).
Section 2 – Il faut confirmer si la fiducie ou la succession qui présente la proposition/demande appartient en totalité ou en partie à une autre entité. Si oui, la section 2 doit être remplie pour chacune des entités en cause.

Remplir les autres sections  :

  • • Section 3 – Détermination de tiers
  • Section 4.1 – Source du paiement
  • Section 4.2 – Quel est le but du produit demandé et à quoi servira-t-il?
  • Section 5 – doit être remplie par les signataires autorisés
  • Section 6 – doit être remplie par le conseiller

Les types de documents pouvant comporter les renseignements requis pour attester la constitution de l’entité et confirmer l’existence de la fiducie, de la succession, de bénéficiaires ou du constituant (payeur) comprennent, sans toutefois s’y limiter, ceux qui suivent :

  • Testament
  • Acte de fiducie
  • Autre instrument de fiducie

Note : Si les Clients n’ont pas ces documents en main, ils pourraient être en mesure d’en demander une copie à leur avocat ou leur comptable. Une lettre de la part de l’avocat du Client indiquant que ces documents existent ne sera pas acceptée. Pour les produits d’assurance permanente et d’assurance-vie universelle seulement : vous trouverez des renseignements sur les documents justificatifs qui pourraient être requis à la section Produits d’assurance permanente et d’assurance-vie universelle seulement : scénarios où des documents justificatifs sont requis.

Sections du formulaire 4831-F à remplir Documents requis et exemples de documents admissibles émanant de l’entité à l’appui du formulaire 4831-F soumis

Section 1.1 – Nous exigeons la vérification de l’identité de un à trois signataires autorisés qui auront des pouvoirs sur ce contrat (c.-à-d. la capacité de modifier le contrat, de faire un changement d’adresse, d’effectuer des retraits, etc.).
Section 1.5 a) – Remplir cette section et indiquer : le nom de l’entité, ses activités, les renseignements sur sa constitution, le nom des administrateurs pour les organismes sans but lucratif et si les contributions du public sont sollicitées.
Section 1.5 b) – Pour le conseil d’administration, fournir le nom et le titre détaillé de chaque membre (p. ex. vice-président des opérations, directeur du service à la clientèle ou gérant d’un magasin d’appareils électroménagers).
Section 1.5 c) – Le nom de tous les particuliers qui détiennent des parts de l’entité doit être fourni (ne s’applique pas aux organismes sans but lucratif non constitués en société). Note : Il faut aussi indiquer l’adresse résidentielle et la profession ou l’activité principale détaillée de tous les particuliers qui détiennent ou contrôlent directement ou indirectement 25 % ou plus de l’entité qui présente la proposition/demande.
Section 2 – Il faut confirmer si l’entité qui présente la proposition/demande appartient en totalité ou en partie à une autre entité. Si oui, la section 2 doit être remplie pour chacune des entités en cause.

Remplir les autres sections 

:

  • Section 3 – Détermination de tiers
  • Section 4.1 – Source du paiement
  • Section 4.2 – Quel est le but du produit demandé et à quoi servira-t-il?
  • Section 5 – doit être remplie par les signataires autorisés
  • Section 6 – doit être remplie par le conseiller

Pour tout organisme sans but lucratif constitué en société :
Les types de documents pouvant comporter les renseignements requis pour attester la constitution de l’entité et confirmer l’existence de l’entité comprennent, sans toutefois s’y limiter, ceux qui suivent :
Statuts de constitution
Copie de la preuve de l’enregistrement auprès de l’Agence du revenu du Canada
Note : Si les Clients n’ont pas ces documents en main, ils pourraient être en mesure d’en demander une copie à leur avocat ou leur comptable. Une lettre de la part de l’avocat du Client indiquant que ces documents existent ne sera pas acceptée.

Pour les produits d’assurance permanente et d’assurance-vie universelle seulement : vous trouverez des renseignements sur les documents justificatifs qui pourraient être requis à la section Produits d’assurance permanente et d’assurance-vie universelle seulement : scénarios où des documents justificatifs sont requis.
Pour les produits de gestion de patrimoine et les fonds communs de placement : Veuillez soumettre le formulaire F4207 – Attestation de fonction . Les renseignements doivent correspondre à ceux du formulaire 4831-F. (Note : Le secrétaire général devrait avoir les documents pertinents ayant trait à la société par actions/compagnie.)

Contrats d’assurance permanente et d’assurance-vie universelle :
À compter du 4 septembre 2018, le formulaire F4207 Attestation de fonction n’est plus requis pour les contrats d’assurance permanente et d’assurance-vie universelle et des documents justificatifs sont requis dans certaines situations seulement pour confirmer l’existence d’une entité et la propriété véritable :

Scénario 1 : Entité à actionnaires ou propriétaires multiples

En général, si le proposant/demandeur est une société par actions/compagnie, le formulaire 4831-F : Vérification de l’identité et détermination de tiers – Entités , un formulaire Résolution de société (5091)  et les documents justificatifs sur l’entreprise doivent obligatoirement être soumis.
Note : En ce qui concerne les niveaux de propriété subséquents, il nous faut les documents justificatifs s’il y a, là aussi, des actionnaires multiples dont la part est de 25 % ou plus. Le formulaire 4545-F : Classification fiscale internationale d’une entité  pourrait également être requis.

Scénario 2 : Société par actions/compagnie à actionnaire/propriétaire unique

Si la société par actions/compagnie a un seul actionnaire/propriétaire et qu’aucune autre personne n’est autorisée à signer au nom de la société par actions/compagnie, seul le formulaire 4831-F : Vérification de l’identité et détermination de tiers – Entités , signé par l’actionnaire unique, est requis. Aucun document justificatif n’est requis de la part du Client. Par contre, s’il y a d’autres administrateurs ou signataires autorisés, des documents justificatifs devront être présentés

Scénario 3 : Entreprise à propriétaire unique non constituée en société

Nous n’avons besoin d’aucun document sur l’entité dans le cas d’une entreprise à propriétaire unique; traitez-la comme un particulier. Le formulaire 4831-F n’est pas requis, mais il faut remplir la section LBA/FAT de la proposition/demande ou le formulaire 4830-F : Vérification de l’identité et détermination de tiers et de personnes politiquement exposées (PPE) – Particuliers , Aucun document justificatif n’est requis de la part du Client.

La vérification de l’identité d’une entreprise constitue un aspect important de notre vérification au préalable en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (LRPCFAT). Cela doit être fait dans les 30 jours suivants la réception de la proposition/demande.
Vous trouverez ci-dessous des conseils pour recueillir tous les renseignements requis pour vérifier l’identité d’une entreprise.

Nom de l’entreprise

Certains éléments du nom de l’entreprise peuvent avoir été abrégés. Consultez les documents appropriés pour confirmer le nom officiel exact de l’entreprise (par exemple : statuts constitutifs, attestation de fonction). Assurez-vous d’indiquer :

  • Compagnie/cie; compagnies/cies
  • Corporation ou corp.
  • Incorporée ou inc.
  • Limitée ou Ltée
  • Enregistrée ou enr.
  • District or dist.
  • Et ou &
  • Points ou absence de points ou espaces dans l’abréviation du nom de l’entreprise. Exemples : Société A.B.C, Société ABC ou Société A B C
  • Pluriel. Exemples : « Holding » ou « Holdings »; « Service » ou « Services »

Lieu de constitution de la société

Indiquez correctement la province ou le territoire (ou l’État, le cas échéant). Les outils de recherche cherchent en fonction de la province ou du territoire. Le fait d’entrer une province ou un territoire erroné fera en sorte que la recherche ne donnera aucun résultat.

Numéro d’enregistrement de la société

Chaque entreprise se voit attribuer un « numéro d’entreprise (NE) ». Ce numéro sert d’identificateur commun pour la province ou le territoire où est enregistrée l’entreprise, pour les différentes commissions de la santé et de la sécurité du travail ainsi que pour l’Agence du revenu du Canada (ARC). Ce numéro d’entreprise unique de 15 caractères est remis par l’ARC. Il comporte neuf chiffres qui servent à identifier l’employeur, deux lettres qui servent à identifier le programme gouvernemental et quatre chiffres qui servent à identifier chaque compte :

  • Numéro d’entreprise : 12345 6789
  • Compte TPS/TVH : 12345 6789 RT 0001
  • Compte CAT : 12345 6789 NW 0001
  • Compte de retenues sur la paie : 12345 6789 RP 0001

À des fins de recherche, les provinces et territoires peuvent également attribuer un « numéro de référence » aux entreprises à la place du numéro d’entreprise unique de 15 caractères. Les numéros d’enregistrement de sociétés peuvent différer d’une province ou d’un territoire à l’autre ou selon qu’il s’agit d’une société constituée en vertu d’une loi fédérale. Veuillez consulter les renseignements ci-dessous propres à chaque province ou territoire :

Alberta

9 ou 10 chiffres; commence habituellement par le chiffre « 2 » et est parfois appelé « Corporate Access Number » (Numéro d’accès d’entreprise). Exemple : 2123456789

Colombie-Britannique
7 caractères; commence habituellement par les lettres « BC » et est souvent suivi d’un « 0 »; peut être appelé « Incorporation Number » (Numéro d’enregistrement). Exemple : BC0123456

Manitoba
9 chiffres souvent suivis par « MC0001 »; peut aussi être appelé « Numéro d’entreprise ». Exemple : 123456789MC0001

Nouveau-Brunswick
6 chiffres; peut être appelé « Numéro de référence » (attribué par le Registre corporatif du N.-B.). Exemple : 123456.
Note : Un NE unique de 15 caractères est assigné conjointement avec l’ARC. Celui-ci ne figure pas dans les documents liés à la recherche d’entreprise. Le Numéro de référence de 6 chiffres est le numéro qui doit être utilisé pour la recherche d’entreprise ou la vérification de l’identité.

Terre-Neuve-et-Labrador
5 chiffres; aussi appelé « Company Number » (Numéro d’entreprise). Exemple : 12345

Territoires du Nord-Ouest
7 chiffres; aussi appelé « Registry ID » (Numéro d’enregistrement). Exemple : 1234567

Nouvelle-Écosse
7 à 9 caractères; aussi appelé « Registry ID number » (Numéro d’enregistrement).

Nunavut
7 caractères; aussi appelé « Registry ID » (Numéro d’enregistrement).

Ontario
9 chiffres; des zéros peuvent précéder le numéro; aussi appelé « numéro de société de l’Ontario ». Exemple : 001234567

Île-du-Prince-Édouard
3 à 5 caractères; aussi appelé « Registration Number » (Numéro d’enregistrement).
Note : Il est également possible de chercher en fonction de la date d’enregistrement.

Québec
10 chiffres; aussi appelé « Numéro d’entreprise du Québec » (NEQ). Les deux premiers chiffres indiquent la forme juridique de l’entreprise : « 11 » pour les personnes morales, « 22 » pour les personnes physiques exploitant une entreprise individuelle, et « 33 » pour les sociétés, associations ou groupements. Exemple : 1141234567.

Note : Les compagnies à numéro ne se voient pas nécessairement attribuer le même numéro d’entreprise.

Saskatchewan
6 à 9 caractères; aussi appelé « Entity Number » (Numéro d’entité).

Yukon
5 caractères; aussi appelé « Corporate Access number » (Numéro d’accès d’entreprise).

Œuvres de bienfaisance
Un « NE/numéro d’enregistrement » est utilisé; celui-ci comporte habituellement 9 chiffres, suivis de « RR00X », « X » étant un chiffre. Exemple : 123456789RR001

Fédéral
7 chiffres; peuvent être précédés par un ou plusieurs zéros et suivis des lettres D, M ou R à la fin du chiffre. Exemple : 1234567R.

Note : Le numéro d’enregistrement de l’entreprise de 7 chiffres est souvent suivi d’un numéro d’entreprise de 9 chiffres suivis de « RC00X », « X » étant un chiffre. Le NE est un numéro de l’Agence du revenu du Canada (assigné par l’ARC). Exemple : BN#123456789RC001

États-Unis
En fonction de l’État. Assurez-vous d’inscrire l’État où la société a été enregistrée

Adresse de l’entreprise (optionnelle, mais utile)
Adresse complète de l’entreprise incluant le nom de la rue, la ville, la province/le territoire (ou l’État, le cas échéant) ainsi que le code postal (code zip, le cas échéant). L’adresse peut aider à effectuer une recherche par Internet lorsque le nom ou le numéro d’une entreprise ne peut être trouvé.

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